Téléphonie d’entreprise : faire appel aux services d’une société spécialisée

Téléphonie d'entreprise

Concernant les appels téléphoniques entrant pour une entreprise, l’externalisation est une pratique de plus en plus pratiquée. Pour cela, l’on a recours au service d’établissement spécialisé dans la réception d’appels. Surtout si celui-ci est très considérable, cela permet de réduire la charge de travail des secrétaires de l’entreprise. L’autre objectif est aussi de réduire les contacts avec les téléprospecteurs. En effet, de plus en plus d’actions sont menées dans ce secteur d’activité, ce qui impacte fortement le temps de travail. Pour les clients, ce système de tri leur permet d’avoir un accueil personnalisé et à la hauteur de leur attente via un standard téléphonique

Une permanence téléphonique

Pour une entreprise, être joignable est très important. Il est impératif de toujours avoir une personne au bout de la ligne pour répondre au client. Si la tâche était uniquement assignée à une secrétaire, les autres tâches administratives ne seront jamais exécutées. Le fait de recourir à un service d’appel téléphonique externe permet aussi de soigner la qualité de contact que l’on offre au client durant les conversations. Avoir un service d’appel en permanence est aussi la possibilité de montrer aux autres que l ‘on a une bonne gestion interne et que l’on est très professionnel. Il arrive que les demandes soumises par le client nécessitent du temps et en entreprise chaque minute est cruciale pour être compétitif. Il n’est donc pas possible de tous les traiter. Par contre un service d’appel téléphonique externalisé dispose de l’expérience et des capacités nécessaire à la gestion, suivi et prise en charge des appels. Bien évidemment, en fonction des demandes ou dossiers à traiter, il est possible de se faire assister par un référent interne à l’entreprise. Plus d’information sur ce site

Comment est ce que ça marche ?

Pour réaliser une permanence téléphonique, il est possible de s’y prendre de plusieurs manières. Il est tout d’abord possible d’avoir une hôtesse d’accueil au sein de l’entreprise, son travail consistera à rediriger les appels les plus pertinents vers les personnes concernées. Ensuite, il est possible de faire appel à des enseignes qui disposent d’effectif nécessaire pour faire du télésecrétariat. Généralement il travaille à domicile, mais il est aussi possible de les regrouper en un point afin de faciliter la gestion des problèmes techniques. Ce système est adopté principalement par les grandes enseignes qui proposent un service de E-commerce ou encore de téléphonie mobile. Il est donc possible de voir un groupe de téléphonie qui s’occupe de répondre au téléphone pour diverses structures. Pour évoluer dans le secteur des centres d’appel, il est important d’avoir des installations téléphoniques adéquates. Il faudrait également toujours former ses collaborateurs afin de maîtriser des procédures internes à chaque enseigne. 

Les avantages de l’externalisation de la permanence téléphonique

Il existe une grande variété de possibilités pour l’externalisation de la permanence téléphonique. Avoir un service externalisé de communications voix permet de prendre en charge toutes les demandes soumises. Cela permet aussi à l’entreprise d’avoir plus de temps pour l’organisation interne. Sans oublier qu’en ayant un service externe de téléphonie d’entreprise, il serait possible de recevoir les appels les jours fériés et le samedi ou encore le dimanche. Ce qui signifie qu’il y aura une continuité du travail quelle que soit la période de l’année. Le donneur d’ordre peut aussi apporter les personnalisations qu’il souhaite avoir lors de chaque appel. Le plus avantageux dans ce service est que l’on a un large choix de prestataire. Il est même possible dans certains cas de faire des essais et de juger directement du professionnalisme de l’établissement en question. Grâce à un standard téléphonique externe, une entreprise dispose aussi d’éléments pouvant servir de guide pour valoriser son image et bien se concentrer sur sa stratégie. Car à travers chaque appel, il est possible de recueillir des éléments de justification.

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